Xelion 8 – Gebruiker extensie aanmaken

4. Gebruikers

In dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke soorten gebruikers er zijn en hoe een gebruiker aangemaakt kan worden. Om met Xelion te kunnen werken moet je als gebruiker bestaan in Xelion.
Rollen
Een gebruiker kan één van drie rollen bekleden:

Xelion Gebruiker
Xelion Operator
Xelion Beheerder

Verder kan een gewone gebruiker extra rechten hebben gekregen om de Gebruikers- en Nachtstand instellingen van bepaalde Aansluitingen te beheren.

4.1 De Rollen (en de verdeling daarvan)

Rol: Xelion Gebruiker
Een gewone gebruiker mag geen handelingen verrichten die samenhangen met de gemeenschappelijke configuratie instellingen van Xelion. Een gebruiker mag ook geen gebruikers aanmaken.
Rol: Xelion Operator
Een Operator heeft dezelfde rechten als een Beheerder maar mag geen:

Trunks aanpassen
Updates installeren

Rol: Xelion Beheerder
De Xelion beheerder heeft alle rechten in Xelion. Alle beheertaken van de Xelion Beheerder zijn ondergebracht onder het op de Xelion Homepagina.
De Beheertaken zijn in de overige hoofdstukken van dit document beschreven. In deze sectie wordt het beheer van gebruikers behandeld. In het hoofdstuk Aansluitingen is beschreven hoe een gebruiker het recht kan worden gegeven de Nachtstand of de Gebruikersinstellingen van een Aansluiting te veranderen.

4.2 Aanmaken eigen organisatie

De snelste manier om de eigen organisatie aan te maken is door in het Zoekveld de naam van de organisatie in te voeren. Stel dat de organisatie waar Xelion geïnstalleerd gaat worden Barendse B.V. heet dan kan die naam in het Zoekveld ingevoerd worden.

Aansluitend klik je op “Creëer organisatie Barendse B.V.”

Daarna wordt de organisatie Barendse bv aangemaakt en kunnen desgewenst nog nadere gegevens over Barendse worden ingevoerd.
Een andere manier om een organisatie in te voeren is door Start->Adresboek te kiezen en vanuit het Adresboek de actie Nieuwe organisatie te kiezen.

4.3 Aanmaken gebruikers

Een gebruiker dient te worden aangemaakt via het Xelion adresboek, door de actie nieuw persoon uit te voeren bij start -> adresboek -> nieuw persoon. Hans Wit aanmaken, gaat dat als volgt:

Klik op Nieuw persoon waarna je de naam van de gebruiker opgeeft. Nadat OK is geselecteerd opent Xelion het invoer scherm voor de adresboek registratie. Vul de overige tabbladen in. Klik aansluitend op Gebruikersaccount om de gebruiker te gaan aanmaken.

Klik op Maak loginnaam aan, waarbij de gebruikersnaam wordt opgegeven. De Gebruikersnaam is de naam die de gebruiker moet invoeren als hij inlogt in Xelion. Als de gebruikersnaam is ingevoerd en op OK is geklikt, wordt een Gebruiker aangemaakt. Bij een Gebruiker wordt automatisch een Persoonlijke Aansluiting en een softphone gemaakt. Deze softphone kan ook toegevoegd worden aan andere Aansluitingen zodat de Gebruiker op zijn Softphone via meerdere Aansluitingen gebeld kan worden.

In dit scherm kunnen de relevante instellingen van de Persoonlijk Aansluiting (zoals de toegekende Telefoonnummers) gewijzigd worden. Deze instellingen kunnen ook rechtstreeks bij de Aansluiting gewijzigd worden. Het maakt niet uit of de instellingen in dit scherm of in het Aansluitingen scherm worden aangepast. Via de link Toon alle aansluitingsinstellingen kunnen alle velden van de Persoonlijke Aansluiting worden bekeken en worden gemuteerd.

Een toelichting van de persoonlijke aansluiting velden kan gevonden worden onder het hoofdstuk Aansluitingen. Een toelichting van de gebruikersvelden worden later in dit hoofdstuk getoond.
Met de link Toon alle gebruikers instellingen kunnen alle instellingen van de gebruiker (bv. de interface taal van de softphone) worden gewijzigd. Via deze link is het ook mogelijk om het account te verwijderen zonder de persoon te verwijderen. Dit scherm zie je ook als je op een Link van een Gebruiker klikt (Start->Beheer->Gebruikers).
De tab Algemeen geeft een overzicht van de Gebruiker gegevens.

Toelichting van de velden
In gebruik	Geeft aan of de gebruiker daadwerkelijk een gebruiker is. Indien het veld is aangevinkt, kan de gebruiker inloggen in Xelion, anders niet.
Gebruikersnaam	Naam waarmee een gebruiker inlogt in Xelion. Als een Gebruiker Microsoft Windows gebruikt, moet de Gebruikersnaam gelijk zijn aan de gebruikersnaam die voor de Microsoft Domain Server wordt gebruikt.
Wachtwoord	Als hier een wachtwoord wordt ingevuld, moet de Gebruiker bij het inloggen dit wachtwoord gebruiken. Als niets wordt ingevuld, wordt het Windows wachtwoord gebruikt. Dan moet Gebruikersnaam wel gelijk zijn aan de gebruikersnaam die voor de Microsoft Domain Server wordt gebruikt. Wachtwoord maakt onderscheid tussen normale letters en Hoofdletters. Een Xelion wachtwoord dient aan een aantal voorwaarden te voldoen: 1.Geen ‘xelion’ in het wachtwoord 2.Geen gebruikersnaam in het wachtwoord 3.Niet alleen maar dezelfde karakters 4.Minimaal 6 tekens
Rol	Een gebruiker kan één van drie rollen vervullen: Gebruiker, Operator of Beheerder. Kies hier de juiste rol voor de betreffende gebruiker. Een Operator heeft dezelfde rechten als een Beheerder maar mag geen Trunks aanpassen.
Land instellingen	Geeft aan in welk land de gebruiker zit, dit heefd invloed op het invoeren van telefoonnummers, waarbij lokale nummers worden gedraaid van het gespecificeerde land.
Lokale instellingen	Geeft aan in welke taal teksten van de gebruikersinterface worden aangegeven.
Persoonsgegevens	Link naar de Persoon die aan de gebruiker is gekoppeld. LET OP: verandering van de default waarde kan ernstige gevolgen hebben.
Gebruikerslicentie	Hiermee wordt aangegeven of de gebruiker een licentie gebruikt. Dit veld is alleen zichtbaar bij een gebruikers gebaseerd systeem.
Telefoon licentie	Hiermee wordt aangegeven of de softphone van de gebruiker een licentie gebruikt. Dit veld is alleen zichtbaar bij een telefoon gebaseerd systeem.
Smartphone (APP) licentie	Hiermee wordt aangegeven of de smartphone van de gebruiker een licentie gebruikt. Dit veld is alleen zichtbaar bij een telefoon gebaseerd systeem.
Standaard toegangsrecht nieuwe contacten	Een keuzeveld met de waarden Privé en Iedereen. Een gebruiker kan, bij voldoende rechten, contacten toevoegen aan Xelion. De instelling hier bepaalt of de contacten die deze gebruiker toevoegt aan Xelion, zichtbaar zijn voor iedereen, of alleen voor de gebruiker zelf. Wanneer dit veld leeg wordt het toegangsrecht ‘Iedereen’ toegepast.

4.4 Licenties voor Gebruikers

Aan gebruikers kunnen licenties zijn gekoppeld. Dergelijke licenties kunnen gebruikers het recht geven bepaalde Xelion modulen te gebruiken. De licenties kunnen worden bekeken in de Licenties tab van een Persoon of in de Licenties tab van een Gebruiker (Start->Beheer->Gebruikers). In de kolom Licentie is aangegeven welke licenties beschikbaar zijn. In de kolom Gebruik licentie wordt aangegeven welke licenties door de gebruiker in gebruik zijn.

4.5 Softphone voor Gebruikers

Xelion genereert voor iedere gebruiker automatisch een Softphone. Een aantal geavanceerde instellingen van die Softphone kan worden bekeken via de tab Geavanceerd.

Toelichting van de velden:
Sip Server	Veld wordt uitsluitend voor test doeleinden gebruikt.
Formaat gespreksinformatie op de softphone	Hier kan de formaat van de gespreksdialoog worden ingesteld.
Wisselgesprek blokkeren	Er wordt geen tweede gesprek afgeleverd op een in gesprek zijnde telefoon van de gebruiker.

4.6 Telefoons voor gebruikers

Onder deze tab staan de telefoons die onder deze gebruiker vallen. Als de gebruiker een gebruikerslicentie heeft dan kan er gebeld worden met deze telefoons zonder dat de telefoons zelf een licentie nodig hebben.
Sessies De sessies die gestart zijn via de Xelion API worden hier ook getoond. Deze kunnen hier ook worden opgeruimd wanneer een sessie niet gebruikt mag worden (denk aan diefstal van een smartphone).

4.7 Smartphones voor gebruikers

Onder de tab telefoons kunnen ook de smartphones van de gebruiker worden geregistreerd zodat deze onderdeel worden van de Xelion centrale. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker in Xelion wordt automatisch een smartphone definitie toegevoegd. Wanneer je klikt op deze smartphone wordt het volgende getoond:

Toelichting van de velden
Gebruikt een licentie	Wanneer de smartphone via de Xelion centrale moet kunnen bellen is hier een licentie voor nodig. Wanneer het toestel onder een gebruiker valt met een gebruikerslicentie hoeft dit vinkje niet te worden aangezet.
Label	De naam voor het externe toestel.
Gebruiker	De gebruiker van het toestel, wanneer hans een gebruikerslicentie heeft zal het toestel hier gebruik van maken.
Telefoonnummer	Het mobiele nummer van de smartphone
Niet storen	Wanneer dit aan staat wordt de gebruiker niet gestoord op dit toestel

Onder de tab smartphone staan de smartphone specifieke instellingen, deze worden grotendeels automatisch ingevuld, wanneer de eindgebruiker inlogt op de smartphone.

Toelichting van de velden
Toestel ID	Uniek toestel ID
Push Service	De te gebruiken push service. Voor Android is dat Google Cloud Messaging, voor de iPhone kies je hier Apple Push Notification Service
Registratie id	Deze unieke string wordt door de app opgevraagd bij de betreffende push service en aan Xelion doorgegeven wanneer de gebruiker zich voor het eerst aanmeldt bij Xelion. Bij elke notificatie die de Xelion centrale naar een smartphone stuurt (via de push service) wordt deze waarde meegestuurd zodat het bericht aan de juiste smartphone kan worden afgeleverd.
Push kit registration id	Unieke push kut registratie id welke wordt opgevraagd bij het inloggen met de smartphone.
Bel strategie	Welke bel strategie gebruikt de smartphone
Bel timeout	Timeout wanneer er een bel notificatie wordt uitgestuurd en de smartphone niet terug respondeerd
Chat berichten notificeren	Wanneer dit vinkje aan staat zal Xelion een notificatie naar de smartphone sturen wanneer er een chat bericht voor deze gebruiker binnenkomt. De gebruiker ziet dit dan op zijn/haar smartphone.
Wait until call confirmed	Wanneer dit vinkje aan staat zal Xelion wachten tot de smartphone aangeeft dat deze gebeld kan worden.
Hot desking mogelijk	Hotdesking is beschikbaar voor de smartphone
Getwinned nummer	Nummer waarnaar wordt gebeld wanneer vanaf de APP een gesprek wordt opgezet. Dit wordt vooral gebruikt op tablets waarmee je normaal gesproken niet kan bellen

4.8 Domeinen voor Gebruikers

Standaard als binnen Xelion een Gebruiker of een Aansluiting wordt gemaakt, wordt hiervoor ook een Domein gemaakt. Een Domein bepaalt de toegankelijkheid van Communicatie. Als bijvoorbeeld Hans de Wit een telefoongesprek voert dan kan alleen Hans de Wit dit telefoongesprek terugvinden. Desgewenst kan hij ook anderen een gesprek laten terugvinden door de Afscherming van een gesprek aan te passen.
Via Domeinen kun je echter ervoor zorgen dat gesprekken die via een Aansluiting worden gevoerd, altijd ook door anderen teruggevonden kunnen worden.

Toelichting van de velden
Domeinen	Als hier een Aansluiting wordt gespecificeerd, dan kan deze gebruiker alle communicatie die via deze Aansluiting wordt gevoerd terugvinden via Home->Communicatie. De naam van de Aansluiting wordt altijd voorafgegaan door de tekst: “Groep communicatie” Personen kunnen ook gesprekken van anderen terugvinden in Home->Communicatie als zij zijn gespecificeerd in het veld: Gesprekken zichtbaar voor van de tab Zichtbaarheid gesprekken van een Aansluiting. Het verschil is alleen dat via die tab gebruikers de gesprekken dan ook zien bij Home->Telefoon.

Toelichting van de velden

Domeinen

Als hier een Aansluiting wordt gespecificeerd, dan kan deze gebruiker alle communicatie die via deze Aansluiting wordt gevoerd terugvinden via Home->Communicatie.
De naam van de Aansluiting wordt altijd voorafgegaan door de tekst: “Groep communicatie”
Personen kunnen ook gesprekken van anderen terugvinden in Home->Communicatie als zij zijn gespecificeerd in het veld: Gesprekken zichtbaar voor van de tab Zichtbaarheid gesprekken van een Aansluiting. Het verschil is alleen dat via die tab gebruikers de gesprekken dan ook zien bij Home->Telefoon.

4.9 Overzicht van Gebruikers

Als Beheer->Gebruikers wordt gekozen, kom je uit op de overzichtspagina van Gebruikers. Kies Nieuwe gebruiker om een nieuwe gebruiker aan te maken. Feitelijk wordt dan een nieuw persoon aangemaakt. Om van die persoon dan een gebruiker te maken moet in de tab Xelion account van de persoon een Loginnaam worden aangemaakt en moeten de Gebruikersgegevens worden ingevuld. Zie hiervoor de voorgaande secties.

Onder de kop Zoek gebruikers zijn in een tabel alle gebruikers weergegeven. In de filtervelden boven de kolommen kun je tekst invoeren. Vervolgens wordt voor de desbetreffende kolom gefilterd op die tekst. Als je bijvoorbeeld in de Kolom Gebruikersnaam (eerste kolom) in het filterveld demo intypt en daarna een Return geeft, zul je alleen nog gebruikers zien in wiens naam demo voorkomt
Door een licentietab te selecteren, krijg je een overzicht welke gebruikers welke licenties gebruiken.